《質量、環境、職業健康安全一體化管理體系典型案例》
主講/辛巧娟
底層管理文件（1）——文件編寫規定
1 目的和范圍
為統一公司一體化管理體系文件的結構、格式、體例和編號，特制定本規定。本規定適用于公司一體化管理體系文件（以下簡稱“文件”)的編寫。
2 文件編寫原則
2.1 符合國家的方針、政策、法律法規以及“三個采用標準”的要求。
2.2 文件要充分吸收和創造性地運用國內外先進的管理經驗，并結合本公司實際情況，納入行之有效的管理方法。
2.3 文件應具有指令性、系統性、協調性、可操作性和可檢查性。
2.4 文件內容要簡化、優化，格式要統一、規范，語言要準確，文字要簡練，概念要明確。
3 文件的結構、內容和格式
3.1 封面
封面給出必要的與該文件相關的信息，同一類文件應保持統一。文件較長（一般超過6頁）時，可加封面。
3.2 目錄
目錄是可酌情取舍的概述要素。通常可列出章、節（一般不超過3個要素條款號，如3.1.1)和附錄。列出的所有要素條款號均應引用完整的標題，并標出頁碼。本公司的文件只在綜合管理手冊、質量計劃（質保大綱）和某些報告等較長的文件中添加目錄。
3.3 前言
前言中給出文件的一般情況，如編寫的依據、目的等信息。本公司的文件只在綜合管理手冊等較長的文件中添加前言。
3.4 文件名稱
文件名稱的措詞應審慎，力求簡練、明確地突出文件的主題，使之與其他文件區別開來。
3.5 范圍
這一要素應列于每個文件正文的開始，以明確規定文件的主題及其所包括的方面，從而指明該文件或其他某些部分的使用限制，它不應包含要求。本公司的文件中有的采用“總則”或“適用范圍＂的提法代替＂范圍” 。
3.6 引用文件
引用文件是可酌情取舍的要素。這一要素應列出正文中引用文件的一覽表，包括它們的編號（代號、順序號、年號）、名稱，必要時還要包括發布單位和實施日期。
引用文件之前必須使用以下引導語：“下列文件中的條款通過本文件的引用而成為本文件的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本文件，然而，鼓勵根據本文件達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最近版本，凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本文件。”
引用文件不應包括：
(1) 未公開的文件；
(2) 僅作為信息參考的文件；
(3) 文件制訂中僅作為參考的文件。
以上這些文件可列入“參考文獻” 。
3.7 術語和定義
這是可酌情取舍的要素，給出理解該標準中使用的某些術語所必要的定義。定義應由下列詞句開頭：
“本文件采用……確立的及如下術語和定義”或“本文件采用……中的術語和定義”。
3.8 職責與權限
(1) 本部分主要規定對有關部門和人員的職責和權限。
(2) 按部門規定職責時，主要規定為實現該項業務應設置的機構名稱、工作范圍、責任與權限以及分工界限。
(3) 按個人規定職能時，主要規定各級各類人員在該項業務中所應承擔的工作、應負的責任和必須明確的權限。
3.9 內容與要求（或工作程序）
(1) 本部分是文件的核心，其章、條、款、項依文件所涉及的范圍與事項的繁簡程度而定。
(2) 對某一具體文件，應規定出內容、方法和要求。明確干什么，誰來干，何時、何地、如何干、干到什么程度為好，以及如何控制、記錄等。
(3) 當文件所涉及部門較多，且關系或職責復雜時，應規定有關部門的協作關系、協作方式和相互制約的關系、制約方式與仲裁權限等。必要時可設專章規定上述內容。
(4) 需要信息反饋的管理事項，也可設專章，規定出信息反饋的渠道、內容、時間、方式和信息處理的程序、時限，對有爭議的信息規定出仲裁權限。
3.10 相關文件
本部分是文件的支持內容，列出文件中所引入的相關其他文件。一般是上級文件引入同級的文件或下級文件。應順序列出文件的編號、名稱，必要時還要有發布單位和實施日期。
3.11 相關表格和報告
本部分是文件的支持內容，列出文件中所給出的相關表單。相關表單可能是記錄表格（如《文件發放登記表》）或報告，也可能是文件表格（如《環境因素識別、評價表》）。
3.12 規范性附錄
規范性附錄為可選要素，它給出標準正文的附加條款與標準正文具有同等效用。附錄的規范性性質（相對資料性附錄而言）應加以明確。
3.13 資料性附錄
資料性附錄為可選要素，它給出對理解或使用文件起輔助作用的附加信息。該要素不應包含需要聲明符合某文件而應遵守的條款。附錄的資料性性質（相對規范性附錄而言）應加以明確。
3.14 參考文獻
參考文獻為可選要素。如果有參考文獻，則應置于最后一個附錄之后。
4 字號和字體
文件各部分的字號和字體需有統一的規定。
5 文件的編號辦法
文件均應有唯一的編號，編號辦法見附錄A （規范性附錄）《文件編號辦法》。
6 文件的條款體例
文件的章、條、款、項的序號設立，見附錄B （規范性附錄）《文件條款序號的規定》。
7 附錄
7.1 附錄A （規范性附錄）《文件編號辦法》（略）
7.2 附錄B （規范性附錄）《文件條款序號的規定》（略）
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