《質量、環境、職業健康安全一體化管理體系典型案例》
主講/辛巧娟
程序文件（30）——糾正和預防措施控制程序
1 目的
實施持續改進，采取糾正和預防措施，實現一體化管理體系的有效性。
2 適用范圍
適用于一體化管理體系的改進以及糾正和預防措施活動。
3 職責
3. 1 綜合管理部歸口管理本程序。
3.2 各部門負責實施責任范圍內的整改活動。
3.3 管理者代表監督、指導本程序的實施。
4 工作程序
4.1 持續改進的策劃
4.l.1 公司應通過綜合方針和目標的貫徹、審核的實施、數據分析、糾正和預防措施的實施以及管理評審，積極尋找體系改進的機會，確定需要改進的機會。持續改進的過程可采用適用的統計技術。
4.1.2 日常的改進活動
對日常改進活動的策劃和管理，按本程序4.2、4.3 條款的規定執行。
4.1.3 重大的改進項目
涉及對較大資源需求的體系、過程和產品的更改，在策劃和管理時應考慮：
(1) 改進項目的目標和總體要求。
(2) 分析現有過程的狀況確定改進方案。
(3) 實施改進并評價改進的結果。
重大的改進項目由管理者代表組織按《質量計劃管理程序》制定《改進計劃》，組織實施并記錄其改進情況，總經理組織相關人員進行驗證。
4.1.4 總經理應創造良好的企業文化氛圍，促使每個員工能以主人翁的態度積極提出合理化建議，為組織持續改進作出貢獻。
4.2 糾正／預防措施
4.2.1 各部門應對已存在的不符合采取糾正措施，以消除不合格原因，防止不符合的再發生；并對潛在的不符合采取預防措施，以消除潛在不符合的原因，防止不符合的發生。所采取的糾正措施／預防措施應與所遇到的不符合／潛在不符合的影響程度相適應。
4.2.2 識別不符合／潛在不符合信息
對質量、環境和職業健康安全管理體系各產品、過程／活動輸出的不符合／潛在不符合信息進行識別，如在以下方面：
(1) 產品質量／服務中出現的問題。
(2) 產品質量統計反映的產品的趨勢及顧客的要求和期望。
(3) 過程能力不能滿足需要或降低的趨勢。
(4) 環境和職業健康安全績效參數不能滿足要求。
(5) 體系運行控制中不符合準則或不規范行為。
(6) 目標、指標和方案不符合策劃結果。
(7) 發生質量、環境和職業健康安全事件（包括事故、“未遂事故”)。
(8) 相關方（包括顧客）對公司產品或其他活動的投訴或相關建議。
(9) 供方供貨質量統計中反映的產品或服務不合格或趨勢。
(10) 內、外部審核發現不符合和觀察項。
(11) 管理評審發現不符合或改進機會。
(12) 不符合方針或一體化管理體系文件要求的情況。
(13) 不符合適用法律法規和其他要求的情況。
(14) 出現其他不期望的結果、不良績效或不良趨勢。
(15) 市場分析和員工建議等。
4.2.3 識別不符合／潛在不符合的渠道和整改
(1) 檢查中的輕微問題：
①在質量、環境和職業健康安全管理體系運行中，各部門通過日常檢查、管理部門通過定期或不定期的專項檢查中發現的不符合／潛在不符合屬輕微問題（即問題較小或立即能夠糾正的）時，可只記錄在《檢查記錄》中；
②責任部門／人員可立即對其實施糾正，檢查人員當場或隨后予以驗證，并在《檢查記錄》中記錄驗證結果。
(2) 檢查中的重要問題：
①在質量、環境和職業健康安全管理體系運行中，各部門通過日常檢查、管理部門通過定期或不定期的專項檢查中發現的不符合／潛在不符合屬重要問題時，應開出《糾正措施及跟蹤驗證記錄》，在“不符合事實”欄中填寫不符合的具體情況。
②日常檢查中開出的《糾正措施及跟蹤驗證記錄》交由本部門相關人員自行整改，專項檢查中開出的《糾正措施及跟蹤驗證記錄》通知責任部門進行整改。
(3) 按《事故報告、調查和處理程序》，由調查組發出《事故調查報告》和《職業病事故調查處理報告》，通知責任部門進行整改。
(4) 按《內部審核程序》，由內部審核組開出《不符合報告》，通知責任部門進行整改。
(5) 認證審核時，外審組開出的《不符合報告》，由綜合管理部通知責任部門進行整改。
(6) 按《合規性評價程序》，在《合規性評價報告》中指出的需整改問題，由綜合管理部通知責任部門進行整改。
(7) 按《管理評審程序》開出的《糾正措施及跟蹤驗證記錄》，由綜合管理部通知責任部門進行整改。
(8) 其他情況發現的需要整改的問題，由發現部門／人員通過綜合管理部通知責任部門進行整改。
4.2.4 原因分析和措施制定
(1) 責任部門／人員接到整改通知后，對不符合／潛在不符合事實進行評審，確定不符合／潛在不符合的原因，并予以記錄。
(2) 責任部門／人員針對原因評價確保不符合不再發生或防止潛在不符合的發生的措施需求，明確所需的糾正／預防措施，制定糾正／預防措施計劃并經本部門負責人批準。
4.2.5 措施實施與驗證
(1) 責任部門／人員按批準的糾正／預防措施計劃實施糾正／預防措施，記錄糾正／預防措施的實施情況，并將各項證據作為附件。
(2) 責任部門／人員將實施完成的糾正／預防措施實施記錄（包括附件）交由不符合／潛在不符合的開出部門／人員。
(3) 接受部門／人員對采取的糾正／預防措施進行評審驗證，確保不符合的不再發生或防止潛在不符合的發生，如達不到預期效果，應發回重新實施。
4.3 記錄存檔
4.3.1 當采取的糾正／預防措施驗證符合要求后，應將所有記錄（包括附件）交綜合管理部歸檔保存。
4.3.2 綜合管理部每半年編制《糾正和預防措施實施情況一覽表》，記錄每次改進的時間、責任部門、主體事項、完成時間及驗證結果，并作為管理評審的輸入之一。
4.4 體系文件的更改
4.4.1 對因糾正和預防措施而引起的任何必要變化，應確保其體現在一體化管理體系文件中。必要時，可根據新的變化編制新文件，或修訂已有的文件。
4.4.2 編制、修訂文件按《文件控制程序》執行。
5 相關文件
5.1《文件控制程序》
5.2《質量計劃管理程序》
5.3《管理評審程序》
5.4《內部審核程序》
5.5《合規性評價程序》
5.6《事故報告、調查和處理程序》
6 相關表格和報告
6.1 《改進計劃》（略）
6.2 《檢查記錄》（略）
6.3 《事故調查報告》（略）
6.4 《職業病事故調查處理報告》（略）
6.5 《不符合報告》（略）
6.6 《合規性評價報告》（略）
6.7 《糾正措施及跟蹤驗證記錄》（略）
6.8 《糾正和預防措施實施情況一覽表》（略）
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