《質量、環境、職業健康安全一體化管理體系典型案例》
主講/辛巧娟
程序文件（16）——采購控制程序
1 目的
對采購產品及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求。
2 適用范圍
適用于公司對產品實現、生活、辦公所需的物資（原材料、外協加工件、設備；生活、辦公和勞保用品）以及外包過程（包括外供服務）的采購控制。
3 職責
3.1 物資供應部歸口管理原材料、外協加工件、設備的采購控制（包括相關外包過程）。
3.2 辦公室歸口管理生活、辦公和勞保用品的采購控制（包括相關外包過程）。
3.3 綜合管理部負責對需要檢驗和試驗的采購產品進行檢驗和試驗。
3.4 各部門對本部門所需的采購產品的控制予以配合管理。
3.5 供銷副總經理監督、指導本程序的實施。
4 工作程序
4.1 采購產品和外包過程的分類
4.1.1 采購產品的分類
根據對公司產品質景以及環境和職業健康安全績效的影響程度，采購產品分為二類：
(1) 重要物資(A類）：對最終產品的質量、環境和職業健康安全績效影響較大的產品。
(2) 一般物資(B類）：對最終產品的質量、環境和職業健康安全績效影響一般的產品。
(3) 輔助材料(C類）：非直接用千產品本身的起輔助作用的材料，或對質量、環境和職業健康安全績效影響較小的產品。
4.1.2 外包過程的分類
(1) 重要外包過程(Ⅰ類）：所提供的產品或服務的作用類似于重要物資的過程。
(2) 一般外包過程(Ⅱ類）：所提供的產品或服務的作用類似于一般物資的過程。
(3) 輔助外包過程（Ⅲ類）：所提供的產品或服務的作用類似千輔助材料的過程。
4.1.3 物資供應部在征求各部門意見后，編寫《采購產品和外包過程分類清單》，經主管副總經理批準后執行。
4.2 對供方的評價和合格供方的確定
4.2.1 確定對提供各類物資或外包過程的供方進行評價的準則，評價準則應考慮其對最終產品的影響。
4.2.2 供方的評價準則
(1) A類物資或Ⅰ類外包過程供方應提供充分的書面證明材料（應包括以下內容），以證實其能力：
①基本要求（相關資質和許可證據）；
②產品質量能力（產品水平，樣品測試及小批量試用清況，與采用標準或規范的符合性、穩定性，價格、交貨等情況）；
③體系運行情況（相關質量、環境和職業健康安全管理體系認證證書及其有效性）；
④技術能力（技術人員水平，檢測和試驗手段，服務質量等）；
⑤商務能力（財務狀況）等。
(2) B類產品或Ⅱ類外包過程供方可只進行上款(1)和（2)項的考察。
(3) C類產品或Ⅲ類外包過程供方應經過樣品檢驗或小批量試用合格。
(4) 對提供服務的供方（如運輸公司、檢測、培訓機構等），應結合其服務內容和性質重點評價其資質、服務能力和水平。
4.2.3 物資供應部組織有關部門按照相應的評價準則對各供方進行評價，選擇合格的供方，并分別填寫《供方評定記錄表》和《合格供方名單》。對國家授權的服務部門、檢定部門、產品檢驗機構、通過國家實驗室認可的檢定或測試實驗室，可直接列入《合格供方名單》。
4.2.4 對列入《合格供方名單》的供方采取動態管理，每年年初根據上一年度的業績對合格供方物資供應部組織進行一次跟蹤復評，并填寫《供方業績評定表》。根據復評結果確定取舍，或經評價后補充新的合格供方。
4.2.5 供方評價的資料和記錄存物資供應部管理。
4.3 采購信息
4.3.1 本公司的采購信息應形成文件，可能有綜合多項的《月采購計劃》、專項的《采購合同、協議》、《臨時采購計劃》等。
4.3.2 采購文件應包括如下擬采購產品的信息：
(1) 對產品的質量、環境和職業健康安全要求（可直接引用各類標準或規范、圖樣等技術文件） 。
(2) 對產品的驗收要求、價格、數量、交付。
(3) 適當時還應包括對供方的產品、程序、過程、設備的批準要求，人員資格的要求，管理體系要求等。
4.3.3 各部門提出的采購文件應經審批：
(1) 一次綜合多項《月采購計劃》或專項的《采購合同、協議》金額在5萬元（含）以下的，由部門負責人批準。
(2) 上條中在5萬元以上的，由部門負責人審核后、供銷副總經理批準。
(3) 急需的《臨時采購計劃》由部門負責人審核后、供銷副總經理批準。
4.3.4 采購文件按《文件控制程序》要求控制，物資供應部根據批準后的采購文件實施采購。
4.4 采購產品的驗證
4.4.1 對采購產品的驗證可以有如下幾種方式：
(1) 由我公司進行進貨驗證，驗證方法按《產品的監視和測量控制程序》的規定執行。
(2) 由我公司在供方現場實施驗證。
(3) 由顧客在供方現場實施驗證。
對后兩種方式，應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法，由提出采購部門執行。
4.4.2 公司在供方現場的驗證，不能免除供方提供合格產品的責任；顧客在供方現場的驗證不能免除我公司提供合格產品的責任。
5 相關文件
5.1《文件控制程序》
5.2 《產品的監視和測量控制程序》
6 相關記錄和報告
6.1 《采購產品和外包過程分類清單》（略）
6.2 《供方評定記錄表》（略）
6.3 《合格供方名單》（略）
6.4 《供方業績評定表》（略）
6.5 《采購計劃》（略）
6.6 《采購合同、協議》（略）
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