《質量、環境、職業健康安全一體化管理體系典型案例》
主講/辛巧娟
程序文件（2）——記錄控制程序
1 目的
對記錄進行有效控制和管理，確保記錄真實地反映一體化管理體系的控制過程，以提供對產品、過程、體系以及質量、環境和職業健康安全績效符合要求的證據。
2 適用范圍
適用于所有與本公司質量、環境和職業健康安全一體化管理體系有效運行的相關記錄的控制。
3 職責
3.1 辦公室（文件檔案室）歸口管理記錄控制。
3.2 各部門負責與其相關的記錄的管理。
3.3 記錄填寫人員對所記錄的每一項數據和信息負責。
4 工作程序
4.1 記錄的編制
4.1.1 記錄分為以下三類：
(1) 原始記錄： 一體化管理體系運行中各項活動進行情況的最初直接的記錄。
(2) 統計報表：用一定的表格形式，根據一定的原始記錄和核算資料，按照一定的報送時間和程序，進行加工整理，提供資料的一種形式。
(3) 報告：對一定的原始記錄、報表、資料，經過一定程序的分析、判斷后做出的評價或意見。
4.1.2 記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、書面報告，也可以是拷貝、磁帶、軟盤、光盤或膠片。
4.1.3 記錄表格的管理：
(1) 辦公室（文件檔案室）組織各部門收集各類文件中規定的記錄表格，編制《公司記錄清單》（內容包括記錄的名稱、編號、填寫部門、發放范圍和保存期），后附記錄表格的空白樣式。
(2) 記錄的保存期應與該記錄涉及的產品、活動或服務的壽命（工作）周期相當，除另有規定者外，分為3 年、5 年，、今10 年、20 年、永久五檔。保存期應在記錄中的顯著位置明示。
(3) 《公司記錄清單》（包括所有記錄表格的空白樣式）報管理者代表批準后發放至各部門執行。
4.1.4 需對記錄樣式進行修改時，由申請修改的部門提出，執行《文件控制程序》的有關規定。
4.2 記錄的填寫與傳遞
4.2.1 各部門、各崗位按要求填寫記錄，做到“五要、五不要“:
(1) 要字跡工整、紙面整潔，不要在原始記錄上亂寫亂畫。
(2) 要用鋼筆或簽字筆（黑色或藍色）填寫，不要用圓珠筆或鉛筆填寫。
(3) 要簽姓名，不要只寫姓或名。
(4) 要填寫當時日期，不要提前或滯后。
(5) 要做到數據準確、項目齊全，不要漏項。
4.2.2 記錄不得修改、涂改，確有當時記錄錯誤時應自記錄人劃改，并在劃改處簽名或蓋章、注明日期。
4.2.3 記錄應按規定的范圍呈報或分發，原始樣本留填寫部門。
4.3 記錄的歸檔
4.3.1 各部門形成的記錄超過3 個月后應向辦公室（文件檔案室）移交歸檔，并做好《記錄交接清單》的記錄。
4.3.2 記錄歸檔后，辦公室（文件檔案室）應分類按形成部門、內容或日期裝訂成冊，并在封面上注明形成部門、記錄名稱及日期范圍，并建立《歸檔記錄清單》。
4.4 記錄的保存
4.4.1 記錄應保存在安全、干燥的地方，注意做好防火、防蟲蛙、防潮等工作。對于保存在磁帶、軟盤與光盤中的記錄還要做好防壓、防磁、防曬等，并及時備份，防止存儲的內容丟失。
4.4.2 記錄應做出明顯標記，并遵循便于檢索、追溯和安全的原則存放。
4.5 記錄的查閱
4.5.1 經保存部門負責人同意，記錄可提供給公司相關人員查閱，記錄管理人員應及時收回。
4.5.2 經管理者代表批準，外來人員可在規定的區域查閱本公司的記錄，經總經理同意可予轉錄，但不得復制，記錄管理人員應及時收回。
4.6 記錄的處理
4.6.1 辦公室（文件檔案室）每年檢查一次，對超過保存期限的記錄填寫《文件／記錄銷毀記錄》，經部門負責人審批后銷毀。已銷毀的記錄應在《歸檔記錄清單》備注中注明。
4.6.2 外來記錄，如供方提供的產品出廠檢驗報告、計量檢定報告、顧客投訴，以及相關方建議、環境與職業健康安全不符合記錄等，由相關部門與相關文件或資料同時保存或處理。
5 相關文件
《文件控制程序》。
6 相關表和報告
6.1 《公司記錄清單》（略）
6.2 《記錄交接清單》（略）
6.3 《歸檔記錄清單》（略）
6.4 《文件／記錄銷毀記錄》（略）
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