《質量、環境、職業健康安全一體化管理體系典型案例》
主講/辛巧娟
程序文件（1）——文件控制程序
1 目的
在公司一體化管理體系運行中，確保所有文件的使用場所都能夠得到相關的有效版本。
2 適用范圍
適用于一體化管理體系中所有文件和資料的管理。
3 職責
3. 1 綜合管理部歸口管理類文件控制。
3. 2 技術開發部歸口技術類文件控制。
3. 3 辦公室（文件檔案室）歸口外來文件以及文件和資料的歸檔管理。
3. 4 各部門負責與本部門相關文件的管理。
3.5 根據授權，相關人員對各類文件進行編制、審核、批準。
4 工作程序
4.1 文件的層次、分類和狀態
4.1.1 文件的層次
(1) 第一層次文件（綜合管理手冊）：宏觀描述質址、環境、職業健康安全一體化管理體系的文件，包括形成文件的質量、環境、職業健康安全綜合管理方針、目標與指標。
(2) 第二層次文件（程序文件）：根據質量、環境、職業健康安全管理體系要素，描述所需的相互關聯的過程和活動的管理文件，是《手冊》內容的展開。它們規定了有關要求的實現方法和途徑，是提供如何完成某項活動的一致性信息的規范性文件，并包括各自相關的記錄。
(3) 第三層次文件（作業文件）：針對具體的質量、環境和職業健康安全活動及操作進行描述并規定的詳細指導性文件。它們是程序文件的一系列支持性文件，是對程序文件的展開、補充和細化，并包括各自相關的記錄。
4.1.2 文件的分類
一體化管理體系文件分為以下三類：
(1) 管理類文件：規定質量、環境和職業健康安全管理活動的具體要求，如綜合管理手冊、程序文件、第三層次文件（規章制度、操作規程、實施辦法）等。
(2) 技術類文件：規定質量、環境和職業健康安全技術活動的詳細方法， 如技術標準、工藝規程、檢驗規程、圖樣、說明書等。
(3) 外來文件：由公司外部的組織（如顧客、供方或其他相關方）提供的文件。
各歸口部門分別制定管理范圍內的《文件控制清單》，并隨著文件的變更及時更換。《文件控制清單》可有《管理類文件控制清單》、《技術類文件控制清單》、《外來文件控制清單》幾種形式，分別經批準后作為管理的依據。
4.1.3 文件的受控狀態
(1) 受控文件：公司內各部門使用的文件、按要求呈交合同關系單位的文件均為受控文件。發放時應在其封面或適當的明顯部位加蓋受控專用章或以適當方式明確為受控文件，應對其進行修改更換管理。
(2) 非受控文件：公司向外界發放的文件為非受控文件。非受控文件不作受控狀態標記，也不對其進行修改更換管理。
4.2 文件的編制、審核和批準
4.2.1 一體化管理體系文件既要符合” 三個采用標準”的要求，又要符合適用法律法規和其他要求以及公司的實際需要。
4.2.2 綜合管理部組織管理類文件的編制，技術開發部組織技術類文件的編制。
4.2.3 文件的媒介可以書面或電子版形式表達，要求字跡清晰、易于識別。
4.2.4 所有編制的文件都需經過審批：
(1) 綜合管理手冊、程序文件由管理者代表或主管副總經理審核、總經理批準；第三層次管理類文件由主管部門負責人審核、主管副總經理批準；第三層次技術類文件由本部門負責人和技術開發部相關人員雙重審核、主管副總經理批準。
(2) 文件的編寫、審核和批準應分別巾不同人員進行，任何人不得兼行，且審核人的級別不低于編寫人，批準人的級別不低于審核人。
4.2.5 文件編寫的內容和格式（體例、編號、層次和字體）要求，執行《文件編寫規定》的規定。
4.3 文件的發放和保管
4.3.1 確定文件發放范圍：
(1) 綜合管理手冊和程序文件的發放范圍，由綜合管理部提出、管理者代表批準。
(2) 第三層次文件和外來文件的發放范圍，由主管部門提出、主管副總經理批準。
4.3.2 每份文件都注明發放編號，按上述發放范圍由主管部門發放，并填寫《文件發放登記表》，文件的發放編號應具有唯一性。
4.3.3 文件的保管按以下規定執行：
(1) 各相關部門配備專（兼）職文件管理員，對本部門受控文件進行動態管理。
(2) 各相關部門確定專門、適宜的場所保存文件，確保文件不要受損。
(3) 當文件破損嚴重而影響使用時，應到文件發放部門辦理更換手續。
(4) 需要歸檔的文件交辦公室（文件檔案室）統一管理。
(5) 文件發放范圍以外的人員需要長期借閱時，須經該文件發放范圍的批準人批準。
4.4 文件的評審和更新
4.4.1 文件的評審在內審和管理評審之前由主管部門組織進行，每年評審一次，必要時可隨時進行。評審的關注點為：
(1) 適宜性、充分性和可操作性。
(2) 可能引入的質量、環境或職業健康安全風險。
4.4.2 文件經評審需要更改時，應由提出部門或人員負責填寫《文件更改申請表》，經該文件原批準部門或相應部門負責人批準后，由相關部門實施更改。
4.4.3 文件更改的方式可能有：
(1) 在原文上劃改：當更改內容較少時，可將要修改的內容劃掉并在適當處加寫上更改的內容，由文件主管部門責成有關人員統一進行，同時加蓋更改人名章。
(2) 換頁：當某頁更改內容較多時，可重新打印此頁并注明該頁的修改狀態，由文件主管部門責成有關人員統一進行。修改狀態以A/0、A/1……,BIO、B/1……表示，其中A/0為A版的原始狀態，A/1為第1次修改……；BIO為B版的原始狀態，B/1為B版第1次修改……。
(3) 換版：當文件的內容發生重大變化或較多的頁數需要更改時，經批準后可以換版。文件的版本以字母“A、B、C……”表示，其中字母“A、B……”表示第一版、第二版…… 。
4.5 文件的作廢、留用和銷毀
4.5.1 當某文件作廢時，由原發放部門對照《文件發放登記表》，通知各相關部門按要求”作廢＂，并在作廢文件上加蓋”作廢文件“印章。如果出于某種目的需要保留一份或幾份該”作廢文件”時，經批準后加蓋”作廢文件，保留“印章方可留用。
4.5.2 作廢文件需銷毀時，經文件管理部門負責人批準后同意銷毀，并填寫《文件／記錄銷毀清單》。
4.6 外來文件的控制
4.6.1 外來文件由各相關部門負責收集、識別、保管，并列入部門《外來文件清單》。辦公室對長期使用的外來文件（如法律法規和其他要求）進行歸口管理，編制公司《外來文件清單》，注明使用部門，并經主管副總經理批準。
4.6.2 辦公室對長期使用的外來文件按其使用部門分發，各相關部門使用并保存。
4.6.3 有關環境和職業健康安全方面的法律法規和其他要求的管理，執行《法律法規和其他要求控制程序》。
4.7 各類記錄表格是文件的一部分，隨同支持性文件同時產生，并與該文件同時控制。
5 支持性文件
5.1《法律法規和其他要求控制程序》
5. 2《文件編寫規定》
6 相關表格和報告
6.1 《文件控制清單》（略）
6.2 《文件發放登記表》（略）
6.3 《文件更改申請表》（略）
6.4 《文件／記錄銷毀清單》（略）
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