制桶企業信息化管理的成功典范
近年來,以生產鋼桶為主的工業包裝跨國公司的格瑞夫(寧波)包裝有限公司,作為中國的鋼桶包裝企業的一匹黑馬,以全新的理念,成為我國鋼桶包裝企業成功的典范,因為他在中國同行業中首先完成了企業信息化工作,使信息化變成了其解決業務瓶頸和逼近客戶的雙重利劍。
其實,鋼桶包裝企業的業務流程并不復雜,通常都是:“接收客戶訂單——進行原材料準備——制定生產計劃——做帳”,然而這個業務流程最為顯著的特點卻也十分明確——就是要“以單定產”。
“我們生產的鋼桶有200L和210L兩種大小規格,并根據鋼板厚度的不同分為1.2、1.0、0.9三種類型,且每只產出的鋼桶上面都一定會印上客戶的標識、名稱,因此一旦弄錯訂單或當客戶有退貨、換貨等變更要求時我們卻不能及時得知并通知到各個流程單位、使銷售系統內部得以及時反應的話,就必然會產生大量廢品——因為這些有標識的產品是決不可能再賣給別家的,上百萬元的損失便只能由自己承擔。”全球最大工業包裝跨國公司格瑞夫(寧波)公司網絡管理部經理余斌的一席話,道出了公司簡單業務流程中的復雜之處。
正因如此,在全球46個國家設有237家工廠,以生產鋼桶聞名的美國格瑞夫(格瑞夫)公司,從1997年進入中國,建立起一家危險化學品儲存鋼桶專業生產企業伊始,便在“軟件”上下足了工夫——把信息化作為一項重要任務在企業內部予以積極實施。
業務瓶頸浮現
身為美孚公司的全球合作伙伴,有著127年歷史的格瑞夫,深知信息化系統對于自己這樣一家物流業上游企業維持持續性發展的重要性。于是,在進入中國后,便立刻在其(寧波)公司內部開始使用自制開發的軟件工具,希望以此來解決自己特定的銷售、庫存、分銷及財務需求。然而實踐表明,這款自制軟件受到了功能方面的諸多限制,結果不但沒有提高效率,反而成為公司業務整合和高效運作的障礙。
同時,工業包裝公司的原材料采購、銷售管理等一切業務,歸根到底都是要圍繞客戶的訂單需求靈活變動的,其間任何一個步驟的變動都會影響到此后的所有進程。由于舊系統缺乏整合能力,又采取獨立管理的分散數據存儲,對通過內部供應鏈產生的業務流程和企業報告功能的控制也很弱,隨著格瑞夫在國內業務量及客戶數量的不斷增加,原材料采購數量、產品種類開始不斷增大,客戶要求和個性化需求也越來越多;而公司雖然擁有大批先進設備和大量管理人員,卻對快速發展變化的市場環境感到越來越難以應付自如。
“目前僅格瑞夫 (寧波)包裝公司一家,就有著200多家客戶,其中大部分是國際性企業在中國的分公司,且包括諸如美孚、殼牌、陶氏化學等知名企業。”據余斌介紹:“由于大多數客戶通常都是一次就要訂下幾十萬個鋼桶,因此格瑞夫公司完全是流水線生產,生產周期十分短暫,一天就能制造出幾千個桶,而每個桶的價格也根據要運輸距離的遠近分為150元至300元之間不等。這樣一來,如果公司內部信息流動的速度不夠快速及時的話,只要耽誤一天,就會產生幾十萬元乃至上百萬元的損失。”
“盡管我們非常努力地采取各種控制手段,卻仍不能完全避免錯誤的發生。” 余斌透露,格瑞夫公司寧波廠有一次接到某客戶通知,稱要在一周后提走一萬個定制鋼桶,由于先前的自制系統里顯示尚有庫存,工廠并沒有安排生產,但直到后來客戶提貨時才發現,那批庫存早在一個月前就已經被提走了,卻沒有在系統里予以登記。“反應遲鈍、缺乏整合的信息系統,就如同一件不合體的衣服一樣礙手礙腳,讓企業對客戶的業務情況無法準確把握。我們開始認識到,還是需要采用一套成熟、專業的ERP管理軟件,來簡化公司在華業務的管理和運營、解決業務瓶頸。”
不過,格瑞夫公司并沒有輕舉妄動、盲目選擇,而是先對企業自身的現狀予以清醒的分析。余斌坦言:“盡管在國際物流業中,格瑞夫是全球最大的工業包裝跨國公司,然而在中國,我們畢竟進入市場時間不長,規模及業務量也還沒有在國外那么龐大。對于處在這種時間點上的跨國公司來說,一開始的目標應該并不是盲目追求業績,而是要盡力構建起一個良性、成熟、穩健發展的環境,為將來的業務拓展和上升空間提前打下穩定而堅實的基礎。所以,我們不想考慮現在就去上馬一套龐大而難以掌握的軟件,而把信息化的原則定義為‘夠用就好’。”
“夠用就好”
正是在這樣的思想指導下,格瑞夫公司最終選擇了Exact公司的 Globe系列ERP產品。因為在其看來,Exact公司專門針對中小型企業的市場定位,恰恰符合格瑞夫在華公司當前的業務發展規模現狀。后來五六年的應用事實證明,格瑞夫公司這個“夠用”的選擇確實帶來了令其相當滿意的實在收益,而這恐怕也正是格瑞夫公司能夠始終領先于國內同行業很多公司的最大優勢所在。
事實上,在工業包裝這個行業,目前的競爭已是相當激烈,除了日資企業上海崎勝、四方等旗鼓相當的大公司外,還有很多民營企業也在從事這一行業。余斌坦承:“由于后者價格通常相對較低,定價制度也比較靈活,因而對于那些對產品質量要求不高、卻對價格敏感的客戶來說,往往十分有吸引力。”不過,這也同時從一個側面印證了目前工業包裝行業的競爭現狀——即該行業內的大多數企業還仍停留于基于4P的營銷模式,關注的更多是產品、促銷、渠道和價格這四要素,把促銷和價格作為最主要的競爭手段。追根究底,“之所以始終徘徊在價格競爭邊緣的主要原因,還是因為這些企業對自己的用戶群沒有更好的定位和認知,不能有效地挖掘出目標客戶群的需求。”余斌這樣分析。
上馬Exact 信息化產品之后的格瑞夫公司,在這方面顯然變得如魚得水。“毫不夸張地說,現在格瑞夫真正做到了抓住客戶脈搏——不但能對客戶的業務需求變動了如指掌,還最大程度地優化了自身的采購、生產、銷售鏈條,使其緊跟客戶的節奏,贏得業務的超常規成長。”余斌的興奮之情溢于言表,據其介紹,通過對客戶資料的集中管理,公司實現了對不同類型客戶的有效管理;而從一個業務項目立項開始,管理層就可以按階段、組織、費用進行進程控制,并為客戶提供基于網絡的自助付款和結算服務,“所以其間哪怕出現一丁點的變動,都可以立即在系統中顯現出來”,從而實現對項目在售前的管理;此外,對于每個銷售機會,企業也都可以通過對項目客戶決策樹的管理,提高項目的銷售成功率;且各部門員工對客戶、競爭對手、定單、服務、行動等相關信息進行了管理和整合后,也使得公司各部門之間的工作配合更為有效。
除此之外,利用信息系統加強客戶關系管理,還給格瑞夫公司帶來了有效提高客戶忠誠度的意外之喜。保留一個老客戶的費用很可能要比開發一個新客戶便宜得多得多,“在信息系統的幫助下,格瑞夫有效解決了價格競爭所引發的客戶流失問題,而這也就意味著延長了每一個客戶的生命周期,從而使企業在客戶身上花費的投資成本能夠分攤得更長,也就等于能夠從客戶身上獲得更多的全新價值和更高的利潤額。”
客戶關系的成功管理帶來了格瑞夫公司國內業務規模的不斷擴大,去年3月,格瑞夫公司又在太倉瀏家港一舉投資 450萬美元,建立起年生產能力高達75萬只鋼桶的格瑞夫 (太倉)包裝公司。基于先前寧波的成功經驗,格瑞夫(太倉)公司從一開始,就直接上馬了同樣的Exact Globe 系列產品。對此,余斌認為:“ERP軟件并不影響我們對客戶關系管理的專注。可以十分肯定地說,沒有一個系統是能夠完全貼合企業需求的,而信息化系統的使用也決無必要局限于軟件本身的名稱及功用,只有發揮人的主觀能動性,從客觀需求出發,軟件才能發揮真正為己所用的系統效應。”