現場審核過程中最容易審出問題的文件

文/楊柳

今天，給大家分享一下審核過程中最容易審出問題的那些文件。

當審核員說要看這些文件時，咱就不要掙扎了，就老實招了吧！

質量管理體系外部審核分文審和現場審核。

“文審”，自然要講究斯文，講究體面，坐在辦公室里，輕松愉快地就把文件給看完了。

“武審”，即我們常說的（生產）現場審核，雖說不用真的上臺舞槍擺陣，但著實要辛苦得多。

雖然辛苦，環境也要差上很多，但是責任心強的審核員還是愿意多待在生產現場，為什么？因為現場才是識別風險最直接的地方。

而文審呢？總是有些朦朦朧朧，隔靴搔癢，最關鍵的是，想找點問題實在是太簡單了！

Part 1 客戶滿意度調查

看似非常普通的一個文件，實則暗藏殺機，我們來體會一下：

審核員：請將你們公司的客戶滿意度調查情況給我看下。

耿直的你：好的，拿出了相關文件遞上。

審核員：滿意度調查了幾家客戶？為什么其他客戶沒有去調查？

耿直的你：主要客戶我們都調查了，其他客戶因為占我們銷售份額少所以就沒有去調查。

審核員：什么？少就不去調查了？你不去調查怎么知道為什么客戶給你們的訂單少（銷售份額少）！

耿直的你：……（心中有一頭神獸慢悠悠走過）

好不容易解釋加忽悠過去了，耿直的你摸摸頭上的汗，繼續開始審核。

審核員：我們公司的滿意度你調查了哪些部門？

耿直的你：我們去找了采購部門的X經理，詳細了解了他對我們公司的看法，并且以調查表形式帶回來了。

審核員：其他部門呢？比如質保、技術、財務、物流等部門，和你們不是也有交集嘛，為什么不去調查！

耿直的你：……（心中的神獸開始奔起來了）

費了九牛二虎之力，還緊急讓銷售部門臨時“造”了兩份其他部門的調查表，這才僥幸過關，不過，看架勢，似乎還沒完。

這不，又來了！

審核員：這些調查表，怎么每個部門的調查內容都一樣？

耿直的你：老師，我們是統一格式的（其實是網上隨便下載了一份），以便做更好的對比。

審核員：格式統一沒問題呀，可是各個部門的調查表內容還是要區分的呀，比如你問技術部對我們的零件價格看法，這就很不合適嘛。

耿直的你呼吸有些急促了，心中的神獸慢慢地多了起來。

終于，這次沒有解釋得過去，被審核員記下了個不符合項，有些沮喪的你，聽到審核員又問了。

審核員：調查這么多客戶，結果也已經出來了，你們有什么發現嗎？

耿直的你：（有點懵）啥？發現？

審核員：就是結果分析。

耿直的你：我覺得大家都對我們都挺滿意的呀！

審核員：沒有分析呀！那你們做滿意度調查的意義在哪里？走個過場？流于形式？

耿直的你面色潮紅，心中已經開始萬獸奔騰了！

審核員：另外，我發現呀，這些調查表調查的內容都很虛，很套路呀，沒有啥實際性內容，一點差異化的東西都沒有，是不是在網上下載的啊？

耿直的你訕訕地笑了下，心中默念……

好不容易，客戶滿意度調查審完了！

Part 2 應急計劃

先科普下，啥叫應急計劃。

百科上是這么定義的：
預見的一套技術和組織方法，旨在以最佳的方式應對所發生的、給機構帶來危害并影響其順利運行的嚴重事件。

應急計劃主要是針對客戶的，用大白話來講應急計劃就是：當你因為某原因供不上貨時，你打算怎么辦！

科普完了，咱們接著審！順便提一句，耿直的你已負傷下線（目測是被奔騰的神獸給踩到了），改由“靈活的你”上線應審！

審核員：應急計劃有嗎？

靈活的你：有，有，有，老師您稍等呀，先喝口水，我這就安排人去拿，5分鐘過去了，拿來了一沓文件。

審核員：恩，防火防盜防師兄都有了，咦？這防師兄是什么鬼？！

靈活的你：哎呀，見笑見笑，拿錯啦，我們這應急計劃的起草者是剛從學校畢業的女大學生，她把她在學校的“應急計劃”給拿出來了~

審核員：……重新拿了份“更新版本”的應急計劃看了起來，恩，這份計劃倒是挺全的，什么地震、火災、洪水、龍卷風啥的都考慮到了。我看你們有臺進口設備并不常見，要是壞了的話，怎么保障供貨？

靈活的你：有、有、有，老師，這個材料放在檔案室了，有點遠，我這就找人過去拿。說罷出了房間，飛也似的來到設備部，找到設備經理，聯系上設備廠商，詢問了一共在中國賣了幾臺同等設備，分別是哪些廠商和聯系電話……

10分鐘后，審核員手里拿到了一份“新”材料。

審核員：嘟囔了一句，你們檔案室溫度挺高的呀，怎么文件熱乎乎的？

靈活的你：......您瞧可不是嘛，我去拿了下，汗都熱出來了（其實是剛打印出來的，下次等等涼了再拿過來，怕燙！）

審核員：這些電話和聯系人是？

靈活的你：是這樣，我們這臺設備在國內都不常見，我們在很早的時候就已經意識到這點，并且和國內其他采購該設備的廠商取得聯系，您手里拿的清單是我們已經確認過可以合作的兄弟公司，當我們設備故障了不能使用的時候，我們可以緊急去他們那生產。

審核員：恩，很不錯。前幾年，韓國的一家塑料粒子廠著火了，很多公司因此斷了貨，對于原材料，你們有應急計劃嗎？

靈活的你：有，當然有，于是又飛也似的去了采購部。再然后，還去了生產部、質量部、IT部門，最后，總算不負使命，完成了“應急方案”的審核。在推開房門，走出房間之后 ，累倒在走廊的座椅上。

不過，就當大家都以為結束的時候，審核員又殺了個回馬槍。

審核員：最近，環保問題尤其突出，給你們供零件的各家供應商有沒有環保風險，請將它們的環保資質給我看一下，另外，我還想看下，如果他們因環保被關了門，你們有什么應急計劃。

所有人：……

在傷了兩位之后，老板找到了專業的你，緊握住你的雙手，熱淚盈眶，動情的說，我們公司（的業務），就靠你了。

頓時，專業的你覺得肩上的擔子更重了些。

Part 3 人員能力/培訓

接下來，審核的內容是人員能力/培訓。

審核員：請問，你們公司的人員培訓工作是如何開展的？

專業的你：你指的是一線操作人員還是辦公室管理人員？

審核員：一線操作人員。

專業的你：是這樣，我們每一名操作人員，在到崗前，都會經過系統全面的培訓，一共有三個階段。

廠規廠紀，安全生產方面的培訓由人事部門統籌，采用集中培訓的方式進行。
應知方面的培訓則由生產主導，涵蓋原材料識別，設備操作、工藝執行、不合格品管理，異常情況處理等多個方面。

應會，我們更側重于實際的操作能力，主要由班組長及帶教師父進行，根據崗位不同分別設置不同的操作培訓內容，我們還專門建立了操作培訓基地，對穿線，打結，打扭矩槍等常見動作進行模擬練習……

說到這里，審核員心中已經想給贊了。

審核員：那上崗后呢？有沒有相關的考核？

專業的你：上崗后我們有些嚴格而又詳細的考核細責，主要有專業能力、節拍、合格率、管理能力四個維度進行考核。

專業能力包括人員對于人員對于設備、工藝的學習、理解與運用。

到這個時候，一般的審核員就會打住去審核下一個模塊了。

當然，較真的審核員還會問以下幾個難以招架的問題：

1、內外部培訓的比例，為什么外部培訓這么低？內部講師水平如何保證？

2、人員流動性高嗎？具體數據？對于人員離職時的原因分析，有保證人員離職率的實際措施嗎（盡管我們知道就是錢的問題）？

什么？還招架的住？我要放大招了！

3、顧客的特殊要求！

你們是如何培訓的，比如大眾的QPNI、Formel Q、D/TLD管理，通用的BIQS、實驗室認可、RIAP，實在不行，還有VDA和AIAG各類要求的培訓及傳遞的！

還是開頭那一句，真要看這些文件時，咱就不要掙扎了，招了吧！

上面只是列舉了三種類型的文件審核，其實文件審核的范圍海了去了，比如供應商管理、設備管理、內部持續改進、項目管理、產品研發……

Part 4 審核資料清單

附錄一份IATF16949 審核資料清單，無論是內審員還是外審員，都建議收藏學習。

一階段審核清單：

顧客資料：

包括汽車顧客清單、汽車顧客特殊要求清單、與顧客簽訂的合同/協議等以及合同或協議的評審、連續12個月的訂單；

體系策劃：

過程控制清單、過程矩陣圖、過程關系圖、風險控制方案、程序文件清單、手冊、記錄清單；

內部審核：

包括體系審核、所有涉及到汽車產品制造的過程審核、所有汽車產品的產品審核；如內審方案、年度計劃、審核計劃、審核報告等;

管理評審：

評審計劃、評審報告等；

過程績效指標：

連續12個月的績效指標統計及趨勢，包括業務計劃中規定內容、質量目標、質量成本分析、過程指標；

與顧客有關的績效：

顧客抱怨/投訴/退貨處理資料（匯總表、登記表、8D報告/PPM指標及趨勢、超額運費等）、顧客滿意度評價；

與供方有關的績效：

供方的PPM指標及趨勢、超額運費等；

汽車產品標準、顧客圖紙、APQP資料、對產品的顧客確認記錄/第三方檢測報告等。

二階段審核清單：

1、管理層

公司內外部環境因素分析：

SWOT分析（競爭對手、行業標桿等）、宏觀因素分析（政治、經濟、文化等）、微觀分析（行業、產品結構/定位、發展趨勢等）；

企業風險分析：

產品安全、生產安全、環保、財務、設計、制造、供應、行業等；

公司戰略：

未來3~5年的公司總體戰略規劃及目標，戰略展開（職能戰略）及戰略目標展開；

年度業務計劃/經營計劃制訂及統計：

按照公司總體戰略目標制訂本年度公司級業務計劃并落實到各部門，建立公司各部門的KPI指標，按規定周期收集和統計目標達成結果并進行趨勢分析，提出改進措施。需提交連續12個月的統計結果。業務計劃包括每個顧客及供應商的業績監控、質量成本、質量目標、經營性指標、管理性指標、過程指標等。

管理評審：

管理評審計劃→各部門匯報資料匯總→管理評審會議簽到→管理評審報告→持續改進計劃→實施結果；

體系審核：

內部審核實施計劃→審核實施記錄→體系審核報告→不符合項報告（含原因分析、糾正措施及驗證）→不符合項分布表→首/末次會議簽到表；

過程審核：

過程審核年度計劃→過程審核實施計劃→審核實施記錄→過程審核報告→不符合項報告（含原因分析、糾正措施及驗證）→不符合匯總表→首/末次會議簽到表；

產品審核：

產品審核年度計劃→產品審核實施計劃→實施記錄（含：全尺寸報告、各項功能和性能實驗報告、材料報告）→產品審核報告；

2、生產

生產計劃：

客戶訂單/銷售計劃→制造可行性評審→生產計劃→生產指令→生產統計；包括產能分析；

生產工藝管理：

作業準備驗證（首檢）、工藝參數監控記錄（如生產不負責則由質量負責）；

生產過程控制：

交接班記錄、生產動態記錄（設備維修、模具/工裝維修、刀具/工具更換、產品更換、物料更換等）；

現場管理：

區域劃分（生產區、合格區、來料放置區、待檢區、不合格區、發貨區、通道等）、產品標識、現場應保持干凈整潔；

3、設備

臺帳→設備卡→年度保養計劃→保養記錄→日常點檢記錄→維修記錄→績效指標統計；滿足預測性維修要求；

新設備或大修后→設備驗收記錄→臺賬→設備履歷；

設備標識：

環境保護設備/安全防護設備/關鍵設備的標識及狀態標識（待修、停用、正常等）；

特種設備管理：

清單、備案資料、年檢記錄；包括：行車、叉車、電梯、壓力容器、鍋爐等。

4、工裝

新工裝：

開發計劃→工裝設計（圖紙、標準等）→采購訂單/自制計劃→驗收單（檢驗記錄等）→臺帳

日常管理：

臺帳→庫存定期檢查記錄→維修記錄→定期精度檢查報告報→工裝履歷→廢申請單（要填上處置記錄）

工裝標識：

編號、產權及狀態標識（待修、停用、正常、報廢等）；

注：工裝包括工具、專用檢具、模具、夾具、刀具（含磨具）、可重復利用的物流器具等。

5、質量

新的原料或新零件→樣品報告（公司的檢驗和試驗記錄、生產試用報告等；供方提供的材料報告、功能性能報告、可靠性試驗報告及第三方的檢測報告等）；

常規采購的產品→報檢單→進貨檢驗記錄；

生產過程：

工藝參數監控記錄（如質量不負責則由生產負責）、產品檢驗報告書、過程質量記錄（自檢、首件檢驗、巡檢、轉序檢、入庫檢、現場控制圖、定期Cpk分析報告等）、成品檢驗記錄（檢驗記錄單、報告書）、標識（現場要有即可）、顧客來料檢驗記錄；

退貨或顧客抱怨：

顧客投訴登記表→匯總→8D報告→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等）；該項由營銷或質量提供！

不合格控制：

不合格處置單、如報廢則有報廢通知單、返工有返工復檢記錄、不合格匯總表→定期的不合格優先減免計劃→糾正/預防措施驗證記錄→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等） ；

針對重大不合格項目→糾正/預防措施驗證記錄 →變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等）；

監視和測量裝置：

臺帳→校準/檢定計劃→校準/檢定記錄（內外部的校準記錄、偏離記錄、校準履歷等）→有效期標識→試用前的校正記錄→試驗設備的日常點檢記錄→定期巡查記錄；

該類裝置包含產品的檢驗和試驗設備/儀器儀表/檢具和監控過程參數的儀器儀表（如壓力表、溫控器、電壓表、電流表、流量計、時間繼電器、熱電偶等）等；定期的MSA分析報告；

實驗室：

標準樣品一覽表→樣品標識卡；實驗室環境條件監控記錄（溫濕度、清潔度等）；

試驗樣品登記→試驗原始記錄→試驗報告→試驗樣品處理記錄等；

6、技術

新品開發：

每個系列產品至少一套完整的APQP資料；關注產品標準、顧客要求、開發目標、產品設計驗證/評審/確認記錄、階段性驗證報告等；

所有汽車產品的PPAP資料，包括所有產品的圖紙、控制計劃、工藝文件。

過程驗證：

工藝驗證記錄（PPK、MSA、特殊過程、產能、成本、合格率等）；

設計更改：

申請單→變更前的評審→變更方案→變更記錄→變更后的評審→技術通知單/文件更改通知單→ 相關文件修訂（圖紙、標準、FMEAs、控制計劃、工藝、檢驗規程等）→變更履歷；

技術文件管理：

技術文件清單→文件歸檔記錄→復印分發記錄→修訂記錄→修訂后的收發記錄→借閱記錄；外來文件清單（與產品有關的標準）→文件歸檔記錄→復印分發記錄→有效性檢查及更新記錄→借閱記錄；

7、營銷

市場營銷：

市場分析、行業分析、市場定位、業務分析、競爭對手與行業標桿分析、SOWT分析、營銷策略、營銷規劃等；

顧客檔案：

顧客清單→顧客特殊要求清單；

合同管理（包括銷售合同、技術協議、質量協議、圖紙等）→合同評審表；

訂單管理：

顧客訂單/銷售計劃→可制造性評審記錄→月度訂單登記→發貨計劃→訂單執行跟蹤記錄→發貨記錄→銷售業績統計；

退貨或顧客抱怨：

顧客投訴登記表→匯總→8D報告→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等）；該項由質量或營銷提供！

滿意度管理：

顧客滿意度調查表（發給客戶）/顧客滿意度測評（內部評價）→顧客滿意度評價報告；

顧客文件管理：

顧客文件清單（顧客標準、圖紙、合同、技術要求、相關協議等）→文件歸檔記錄→復印分發記錄→更新記錄→修訂后的收發記錄→借閱記錄；

8、采購

供應商資料：

可接受供應商清單→供應商資料（基本信息調查表、營業執照復印件、機構代碼證復印件、體系證書復印件（含質量體系、環境體系等）、特殊行業生產許可證/運輸證復印件、危險廢棄物處理資質等）；

供方評價：

供方開發計劃→資料收集→潛在供方清單→評審計劃→供應商評審記錄→可接受供應商清單→采購協議（新品開發協議、技術協議、質量協議、保密協議、價格協議、框架采購合同、物流/包裝協議、環保協議等）；

樣件管理：

新品開發→技術文件簽訂和發放（各類協議、圖紙、標準等）→OTS送樣→樣件認可→PPAP提交（必要時）→PPAP認可（必要時）→量采；

變更管理：

更新后的文件→文件收發記錄（舊文件回收、新文件發放）→零件更改后送樣送樣→樣件認可→PPAP提交→PPAP認可→量采切換；

采購管理：

物料需求計劃→采購計劃→采購訂單→報檢單→進貨檢驗記錄→入庫單→供應商業績評定

不合格控制：

不合格處置單→處置記錄（退貨、挑選等）→供方整改→整改驗證記錄→供應商業績考核

供方文件管理：

與供方有關的文件清單（標準、圖紙、合同、技術要求、相關協議等）→文件歸檔記錄→復印分發記錄→更新記錄→修訂后的收發記錄

9、倉庫

賬卡物一致、標識清楚、堆放整齊、防護符合環境要求、出入庫記錄齊全、先進先出方式明確、庫房區域劃分/布局、出貨檢查記錄等

相關方財產管理

（硬件：設備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等）：

相關方財產清單→到貨通知→檢查記錄→產權標識→入庫管理→出貨記錄/消耗記錄/周轉記錄→定期檢查/保養/維護或維修記錄→損壞記錄（如有）→報告相關方的記錄（如有）；具體管理按公司的設備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等的管理要求進行；

10、人力資源

培訓：

培訓需求（各部門提出、公司戰略、崗位能力評價、新員工/轉崗員工、安全/環保、新品開發等）→年度培訓計劃→月度培訓計劃→培訓記錄（簽到表、培訓記錄）→培訓效果評價；

人力資源管理：

員工名冊、新員工試用考核、特殊工種人員情況表、技能矩陣及能力評價、員工績效考核、頂崗計劃、職業規劃及晉升通道、合理化建議/自主改善/QC小組活動。

滿意度評價：

員工滿意度調查→員工滿意度調查匯總分析→改進措施及驗證；

11、文控/記錄

受控文件清單（管理性清單）→文件審批→分發記錄→修訂記錄→修訂后的收發記錄→借閱記錄；

記錄清單（含規定的保存周期）→分發記錄→修訂記錄→修訂后的收發記錄；

說明：

1、管理性文件包括手冊、方針目標、年度經營計劃、程序文件、記錄格式、管理制度、操作規程、作業指導書等。

2、操作規程及作業指導書不包括產品制造工藝類文件。

12、財務

成本核算：至少核算到各工序產品成本；

收集生產過程的不合格品、廢品數據，核算內部損失。

收集顧客退貨數據和索賠數據，核算外部損失。