怎樣管理好你的原料供應商？
文/鳳巢
合格供貨商的評價是控制原料質量最重要的環節之一，如果廠家希望自己的產品不要出現問題，或者希望能取得消費者更多的青睞，必須讓原料的安全和功效性得到保障。
那么，如何做好原料供應商管理？
No.1 建立合格供應商的評價體系
(1)資質評估
供應商應具備營業執照、稅務登記證、組織機構代碼等資質證明文件，原料、包裝材料生產企業的其他資質證明；
(2)技術資料評估
向供應商索要物料的技術資料，原料、包裝材料的檢驗合格證明；應包括物料的技術標準、檢驗方法、化學品安全技術說明書等資料。
對存在質量風險的物料（如含禁用/限用物質的物料），應定期索取供應商第三方檢測報告或鑒定書，對這些資料進行審核，評估是否可以滿足需求。
(3) 樣品評估
向供應商索要物料樣品，并對樣品按雙方約定認可的標準、方法進行檢測，以評估樣品的質量；由質管部對樣品進行檢驗，對檢測合格的樣品開展小試，以評估物料樣品能否滿足產品的需求。
(4)其他評估
企業應根據自身需求，對供應商進行其他因素的評估，如：價格、售后服務、供貨周期等。
采購部根據供應商質量保證能力和調查資料組織生產部、技術開發部對供應商進行評價，填寫《供應商評定記錄表》，由廠長或總經理批準。
評估后，符合要求，經批準的供應商列入“合格供應商清單”。采購部設專人對供方進行檔案管理、跟進監督、并進行及時更新，以確保其時效性。
No.2 “差別式”管理供應商檔案
1、關鍵原料
關鍵原料價值高、采購周期長，如果一旦發生質量問題將會嚴重影響產品的生產進度。
對于這類供應商要以雙贏為目標，與其簽訂戰略合同建立長期的戰略合作關系，且對其后期的質量交付建立一定的績效評估體系。另外也可簽訂額外的保量年限合同，使得供應商提供富有競爭力的價格和穩定的交付，讓供應商更樂意合作。
2、瓶頸類原料的供應商
此類供應商特點是量非常小，但重要性和關鍵原料一樣高，和這類供應商也要簽訂長期的合同和價格協議。
由于數量小，應提早把三個月的采購預估發給這類供應商，另外要盡量把同一類別的產品打包一起讓他們供應，以縮短交貨周期。
3、 杠桿類原料的供應商
供應量比較大，但重要性不是太高，可對該類供應商采取建立優先供應關系的手段，保證長期供貨，同時要定期評價供應商的績效和供貨比例來對杠桿類供應商進一步篩選。
4、一般類原料的供應商
量不是很大，對于產品重要性影響也不大，企業不需要投入太多的精力和時間去管理這類供應商，只要引入一定的競爭機制，使采購價格保持較低的水平即可。
注意！
在分類管理的基礎上，企業按規定建立供應商供貨臺賬，如實記錄購銷信息；認證查驗供應商及相關質量安全的有效證明文件，對進口原料應有索證索票要求，并定期對供應商檔案信息進行更新，確保供應商檔案處于最新狀態。
No.3 簽訂質量協議
企業質量管理部門應當與主要原料供應商簽訂《質量保證協議》，《質量保證協議》應當明確雙方所承擔的質量責任。
審核要點：
《質量保證協議》內容主要包括供應要求，運輸要求，包裝材料的要求，生產設施與設備要求，生產與質量管理要求，變更控制要求，產品取樣方法與合格，拒收標準，客戶投訴，審計要求，產品召回，法律法規等。
No.4 定期審核評估
怎么樣是一個好的原料供應商？
國家給出過一個詳細的審核指南——《化妝品生產企業原料供應商審核指南》，定期審核你的原料生產商的廠家，能通過的就是一個比較靠得住的原料生產商。
（一）文件審核
1.供貨商資質，包括企業營業執照、合法的生產經營證明文件等；
2.供應商的質量管理體系文件；
3.原料生產原理說明；
4.原料性能、規格、安全性評估材料、企業自檢報告或有資質檢驗機構出具的有效檢驗報告。
（二）產品驗收與檢驗
生產企業應按產品技術要求進行嚴格的進廠驗收或檢驗，要求供應商按供貨批次提供有效檢驗報告或其他質量合格證明。
（三）重點原料供應商現場審核
生產企業應建立現場審核要點，對重點原料供應商的生產環境、工藝流程、生產過程、儲存條件、質量管理等影響產品質量安全的因素進行現場審核。
審核結果處理
凡被列入合格供應商所供材料出現不合格，技術部、質管部作出處理結論后，由采購部與其聯系，限期整改，在連續兩次供貨中出現不合格，經質量負責人批準后，取消其合格供應商資格。
No.5 做好供應商的激勵與培養
化妝品企業需要優秀且忠誠的供應商。然而很多企業不得不經常更換供應商，造成質量、價格、交貨期經常波動，影響成本和效率。所以，對長期供應商的培養尤為重要。
1、優勝劣汰
企業可以從供應價格、來料質量、交貨及時率、服務狀況考核分級，通過淘汰機制尋找出最合適最優秀的供貨商并與其進行長時間的戰略合作。
2、召開季度會議
重要的供應商伙伴，公司應安排高層間定期拜訪，開展每一季度的會議，回顧出現的問題并解決改善，保持雙方在發展戰略上的一致性。
3、定期培訓與指導
安排公司技術專家和流程專家去供應商那里進行培訓和技術指導，讓供應商的生產質量得到提升，達到交付和產品成本的一個優化，從而達到雙贏的目的。
