部門間經常踢皮球，這個怎么辦？-中國鋼桶包裝網

部門間經常踢皮球，這個怎么辦？

文/鳳巢

對新手主管來說，跨部門溝通不良，可能會讓他好不容易建立起來的自信，瞬間摧毀。

你認為十萬火急的事，到了其它部門主管口中，竟然成了“芝麻綠豆大的事”；原本應該合作解決的問題，到了調度會上，又淪為“各彈各的調”，找不到共識。

到底，在不同部門，各有不同立場與利益的情況下，怎樣才能把話說清楚，把成果做出來？很多人抱怨：為什么跨部門溝通這么難？其實，只要掌握幾個典型基本原則，進行無障礙的跨部門溝通，并非難事。

溝通前先做好準備

在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚，不要毫無準備就去，否則很可能得不到你想要的東西。

下面的幾個問題，應該事先想清楚：

了解其它部門的語言

跨部門溝通不良，很多時候都是“語言不通”所引起。舉例來說，部門內人員平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。

因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對方的語言”，換位思考，試著站在對方的立場思考：

跨部門的換位思考法，能將誤解或溝通頻率不搭的機率，降到最低。此外，頻繁的互動，有助于建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。因此，時不時地跟其它部門的同事，吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

開誠布公是最好的對策

你面對的是必須長期共事的同事，因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關系。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防御心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要信息。

相反的，互信會讓雙方在溝通時打開心房，他們會明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。

誠信溝通有以下要素：

不要害怕沖突

在跨部門會上，每個分管領導，為了維護自己部門的利益，難免會出現一些摩擦。有些新手，為了怕把氣氛弄僵，往往會變得沉默寡言，以維持表面的和諧。千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。

有時候，太過和諧，反而凸顯不了你對議題的重視，而且問題也不會獲得真正的解決。態度要柔軟，但立場要堅定，“別太快或太輕易就順從認命。”捍衛部門及部屬的權益，更是你責無旁貸的使命。

呈現事實，專注中心議題

讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現具體事實，引導人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當的臆測。

盡量說事實（如各種數據等），可以將溝通過程中“人”的因素，降到最低。在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑，但“事實就是事實”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事實“可以創造一種強調議題，而非人身攻擊的氛圍。”

多提選項，保持彈性

當你進行跨部門協商時，不要執著在單一做法上，而是開發多元選項，例如一次提出3～5個方案，讓其它人有更大的選擇空間。

多元選項，能讓選擇不再“非黑即白”，讓別人有較大的彈性調整，自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時的人際沖突。

創造共同目標，一起合作

無可諱言，各部門間，一定同時存在合作與競爭關系。部門間若想進行建設性的溝通，一定要強調彼此的合作關系，競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在于擁有共同目標。

因此，盡量去創造一個橫跨各部門的共同目標，然后一起努力，就算有爭執也沒關系。最好的借口：就是我們得完成書記的任務吧。

溝通中，達成一致的目標，需要弄清楚四個問題：

尊重溝通對象的權力

每個小領導，都是小部門、小范圍的決策者，也期待別人尊重他的這種權力。因此，當你在進行橫向溝通時，一定要挑對對象。一定要注意彼此位階的對等關系，以免造成不必要的誤會。

善用幽默

幽默，可以做為溝通時的緩沖劑，也可視為一種防御機制。當你必須呈現，可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕松或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助于正面的溝通。

幽默使用法則的四條禁忌：

確保溝通信息無誤

跨部門協調后，須交由各部門的一線人員去執行，因此，信息傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識，大打折扣。可以用以下幾個方法：

向對方重復溝通中的主要內容；