對審核結果出現的“不符合項”不服氣嗎？
文/三哥
本文分享了一些不符合項編寫的要點，希望有所幫助！
符合項報告編寫應滿足的基本要點
所謂的不符合項就是指那些違背審核準則的事實和證據。所謂的審核準則在審核中一般包括法律法規要求、認證標準要求和組織質量管理體系要求。不符合項報告包括對不符合項事實的描述、不符合理由的陳述和不符合項性質的判定三部分內容。
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不符合項事實內容描述的基本要求可歸納為四條：以客觀事實為依據、以審核準則為準繩、通過審核組內溝通，提出有深度的問題、得到受審核方的確認。
所謂的“以客觀事實為依據”，就是不符合事實必須是SQE親眼看到的、當事人親口陳述的，以及SQE稽查受供應商的文件和記錄時查到的。這與司法機關“辦案子”有點類似。SQE應把不符合項報告必須辦成“鐵案”，經得起供應商的質詢。
所謂的“以審核準則為準繩”，就是必須按照法律法規要求、合同要求、認證標準要求和組織質量管理體系文件要求，檢查體系實施過程的符合性，而不能想當然。
所謂的“提出有深度的問題”，可以從兩個方面去理解。一個方面是對一些偶然發生的文件簽字不全、記錄編號斷續、必要的標識漏寫等問題，雖然是不符合項，但是或不具有普遍性，或總體上也不影響體系運行和產品質量，當面給受SQE提出，讓他們糾正就行了，不必開具不符合項報告。另一方面是要求您應針對表象的問題，進行適當的追溯，看看問題產生的直接（初步）原因或普遍性。比如：你在機加車間某零件箱上發現沒有產品標識，那就要查這只箱子里只有一種零件呢？還是有很多零件？生產現場是只有這一箱子零件呢？還是有很多箱子的零件。如果有很多零件，就必須進行產品標識，不然就沒法分清楚到底是什么零件。有時候，為了確定是一般不符合項，還是嚴重不符合項，還應在其他審核場所進行檢查。如果，多處審核場所都存在零件沒有標識的問題，性質就變成嚴重不符合項了。
所謂的“得到受審核方的確認”，表面上好理解。但在事實過程中就存在一些問題。表現在：SQE開出了不符合項報告，或者是供應商不認可；或者是供應商雖然在報告上簽字了，但心里卻覺得委屈。要做好這件事，最簡單的方法就是在審核現場發現不符合項后，應當即給受審核方的陪同人和當事人說清楚。必要時，也可給人家時間，讓人家拿出否定這個不符合項的證據。如果他們拿不出否定的證據，就能做到使受審核方心服口服。
特別提醒SQE，在與受審供應商核查、交談和溝通的過程中一定要保持平和謙遜的態度，不要讓供應商覺得你是在仗勢欺人，也就是要在審核過程中自始至終地創造一個良好的審核氣氛。說實話，我是企業出身的，最煩那些高傲無理、自以為是的審核員。我們每個審核員都要記住：自己的產品是什么？是服務！連這個都不懂，就不好說你能成為一名口碑良好的SQE。
02
不符合項事實描述中，除了以上的基本要求之外，還要在講究文字描述問題。文字描述的基本要求一般也可歸納成4條。
第一：文字描述必須是確鑿的事實，經過受審核方確認，不會引起爭議。要做到這一點，除了滿足前面講的基本要求之外，還應關注審核記錄問題，一定要在審核現場及時形成記錄。
第二：文字記錄的事實必須有可追溯性。要達到這個目標，就應在不符合事實描述中關注五個關鍵詞，可稱之為“五何”，即：何時、何地、何崗位、何樣本、何種情況。
舉個例子：，XXX每次開具的不符合項報告，都會寫“生產現場混亂“，或者”生產現場零件沒有標識”這種話。我問：那個崗位混亂。他說：都混亂。哪里的零件沒有標識？他說都沒有標識。這樣搞得我很郁悶，他開的不符合項報告，我既不好改動，也沒法簽字。
第三：語言應簡潔、清楚、問題突出。
第四：事實的描述必須與不符合理由（所對照的審核準則，以下簡稱“對標”）相呼應。要做到這一點，一是SQE必須十分熟悉審核標準的要求，以其昏昏，焉能使人昭昭。
